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L'événementiel, comment faire ?
L'enjeu majeur des opérations de communication événementielle consiste en la parfaite coordination des intervenants qu'ils soient agences, prestataires techniques ou encore de production.
Une segmentation précise des typologies de prestation nécessaire
La bonne maîtrise de ce périmètre nécessite la mise en place d'une segmentation précise des typologies de prestations de la location de l'espace à l'aménagement, les équipes, le réceptif, l'animation, etc.
Une vigilance toute particulière doit être portée sur les étapes de préparation garante du succès de l'opération.
Il convient de ne pas négliger également l'exploitation post-événement, permettant de faire rayonner dans la durée un temps fort de communication pour l'annonceur.
Le contrôle des dépenses
Lors d'une exposition ou tout autre événement professionnel, les dépenses sont un facteur clé. Si elles ne sont pas maîtrisées, les pertes peuvent être trop importantes et donc le retour sur investissement négatif (une perte de temps et d'argent). Il y a 5 principaux postes budgétaires à contrôler lors d'un événement :
L'emplacement:
- Les frais d'inscription (forfait)
- L'assurance obligatoire (forfait)
- Le coût du stand (prix au m²)
- Les options
L'aménagement
- Les honoraires du concepteur (si sous-traitant)
- La construction du stand (montage/démontage)
- Le transport
- L'agencement (enseignes/mobilier)La décoration (plantes/objets...)
- L'équipement animation (matériel audiovisuel...)
- Les branchements (eau/téléphone-fax/électricité...)
- Les petites fournitures
Le personnel
- La rémunération (primes/commission ...)
- La formation (si nécessaire)
- Les frais de transport
- Les frais d'hébergement et de séjour (hôtel/restauration...)
- Les frais divers (pressing/badges/uniformes...)
La promotion
- Les cartes d'invitation (gratuité à négocier avec l'organisateur)
- La documentation/édition (dossier de presse ...)
- La publicité (mailing/affiches...)
- L'animation (accueil/démonstration...)
- Les cadeaux (objets promotionnels)
- Les relations publiques/relations presse : (voir les relations publiques et presse)
Les frais annexes
- Le transport des produits (transit/stockage/conditionnement)
- Les assurances (stand/transport/personnel...)
- Le gardiennage (la nuit)
- Le nettoyage de l'espace
- La carte d'entrée (parking ...)
L’évaluation de la rentabilité de votre salon en 5 questions
- Le coût d'un contact : ratio entre votre investissement et le nombre de visiteurs enregistrés sur le stand
- Combien aurait coûté un VRP pour prendre le même nombre de contacts en intégrant à la fois son coût salarial et ses frais de déplacement et de représentation
- Combien aurait coûté une campagne publicitaire pour toucher autant de personnes que vous avez eu de visiteurs sur le stand ?
- Combien aurait coûté une opération de marketing direct pour toucher autant de prospects « actifs », c'est-à-dire ceux avec lesquels vous avez convenu d'une date de rendez-vous ?
- Quel montant de chiffre d'affaires supplémentaire a été enregistré par rapport à l'année N-1, année au cours de laquelle vous n'aviez participé à aucun salon ?
Conception et organisation d’une journée événement :
Montant des prestations
Définition des prestations
- Convention, séminaire, manifestation sportive, culturelle, etc. précisant la nature des prestations attendues :
- Proposition et choix d'un lieu
- Conception, préparation logistique et suivi de l'opération
- Proposition et choix du matériel audiovisuel et d'animation
- Organisation de la restauration et sous quelle forme
- Invitations à adresser aux participants
- Conférence de presse
- Dossier de presse, suivi et relances des journalistes
- Invitations des participants
