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Les relations publiques, comment faire ?

Il importe le plus souvent de déterminer la stratégie en collaboration avec la direction générale ou la direction de la communication afin de communiquer une image cohérente car les répercussions des opérations de relations presse se constatent à tous les niveaux : vers le public évidemment mais également sociales, au sein même de l'entreprise qui communique.

Cette stratégie de communication se doit d'être élaborée en concertation avec le professionnel des relations presse, de bien cerner le public visé ainsi que l'image que l'on souhaite communiquer. Par ailleurs, il convient de bien intégrer qu'un programme de relations presse s'établit sur une période assez longue, un an minimum pouvant aller jusqu'à trois ans si l'on veut que la communication porte ses fruits.

La conception

La conception des différentes relations publiques se fait en plusieurs étapes et diffère selon les objectifs de ces dernières. Il est important d'élaborer un brief clair et détaillé pour maximiser ses chances de retours positifs pour l'entreprise.

Information sur la manifestation précédente

  • Date / durée / lieu
  • Nombre de congressistes
  • Prix d'inscription
  • Hébergement (nombre de chambres, ...)
  • Budget global

Les objectifs

  • Fixation des objectifs (notoriété, politique, économique, médiatique...)
  • Participants souhaités : (congressistes/accompagnants...)
  • Cibles (prospects grossistes et/ou exposants)
  • Manifestation (ouverte ou fermée)
  • Manifestation (régionale/nationale/européenne/internationale)

Les thèmes

  • Détermination des principaux thèmes :
  • Sont-ils : d'actualité/nouveaux/mobilisateurs
  • Qui intègrent-ils : médias/exposants/organismes...
  • Répartition des thèmes

Les dates

A déterminer en fonction de: autres événements/secteurs d'activité/saisons/disponibilités des équipes/possibilités d'hébergement/sortie produit ou services/vacances scolaires/jours de la semaine

La durée

A déterminer en fonction :
  • Des thèmes abordés
  • Des coûts engendrés
  • De la disponibilité des participants

Le lieu

  • Recherche (documentation/repérage/négociations)
  • Sélection (date butoir)

Le financement

  • Droits d'inscription : congressistes/accompagnants...
  • Avances, si nécessaire

Gestion

  • Gestion directe : secrétariat/administratif/comptable...
  • Gestion indirecte : cahiers des charges/appel d'offre/négociation/signatures contrats
La préparation
Une fois la conception du projet aboutie, il est important de mettre en place une préparation détaillée de "l'évènement" pour être le plus à l'aise possible et ainsi réussir sa communication et ses relations.

Détermination des besoins

  • Lieu(x) de réunion : nombre d'espaces en fonction des dates et de leur durée d'utilisation
  • Nombre de postes : administratif, gestion, organisation, stockage, traiteur, vestiaire ...
  • Exposition : surface brute ou surface nette
  • Hébergement : congressistes, conférenciers, exposants, organisateurs, interprètes, hôtesses ...
  • Evaluation des moyens de transport : avion, train, route...

Visite des lieux

Environnement :
  • temps d'accès : depuis la gare, l'aéroport, le centre-ville...
  • fléchage nécessaire
  • capacité des parkings
  • première impression (bon/moyen/mauvais)
Les salles :
  • capacité, dimension, disposition/tribune...
  • éclairage : modulable, accès, occultation totale de la lumière...
  • son : équipement fixe ou mobile
  • équipement : dimension de l'écran/standard vidéo/nombre de moniteurs/projecteur diapo/rétroprojecteur/téléprompteur/paper board/informatique ...
Surfaces d'exposition :
  • surface (nombre de m²/proximité...)
  • aménagement et plan (branchement électrique-téléphonique-eau...)
  • accès (poids lourd/monte charge...)
  • gardiennage
Surfaces communes :
  • vestiaire/toilettes (capacité...)
  • téléphone/fax (nombre de postes)
  • Services
  • Coût (location/achat) : (salle/matériels...)
Budget
  • Elaboration d'un budget préliminaire
  • Classement par dépenses (organisation, édition, promotion, exposition, hébergement, transfert, accueil, régie, administration)
Le suivi après manifestation
A la suite des différents événements de relation publiques, il est important de faire un suivi approfondi pour tenir compte des retombées des actions entreprises.

Les participants
Presse :
  • Suivi de l'argus de la presse
  • Confection d'un "press-book"
  • Envoi d'un dossier de presse
  • Relance des journalistes
Conférenciers :
  • Lettre de remerciement
  • Envoi d'un extrait du "press-book"
Congressistes :
  • Enquête de satisfaction
  • Thèmes pour une prochaine manifestation
  • Envoi de la liste des participants
Prestataires :
  • Collecte et règlement des factures
  • Règlement des litiges
  • Lettre de remerciement
Les statistiques
Etablir un dossier avec :
  • Exemplaires de toutes les éditions
  • Répartition des inscriptions dans le temps
  • Nombre de personnes...
Le fichier
Remise à jour des fichiers de base
  • Exposants
  • Congressistes
L’impact
Analyse des enquêtes:
Mesure de l'impact
  • Notoriété
  • Commercial
Divers gestion
  • Déclarations des droits d'auteur (exemple la SACEM,...)
  • Clôture des comptes

Ce guide a été réalisé en partenariat avec :

   
   
     

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